Serija desetih terapij v enem vnosu: ponavljajoče rezervacije brez ugibanja

Pacient potrebuje deset obravnav, dvakrat na teden, ob istih urah. Če vsak termin vnašate posebej in pri vsakem znova iščete prosto okno, na enega pacienta porabite več minut — in ko nekdo izpade, se poruši pol urnika. S ponavljajočimi rezervacijami celotno serijo terapij vnesete enkrat, pacient pa od prvega dne ve, kdaj ima vse naslednje termine.

Na kratko

• Celotno serijo vnesete v enem koraku: izberete ritem (na primer vsak ponedeljek in četrtek ob 9.00) in število ponovitev.
• Aplikacija sama preskoči državne praznike in vaše odsotnosti, zato se termini ne znajdejo na dneve, ko vas ni.
• Pacient za vsak termin prejme samodejni SMS ali e-poštni opomnik, zato je manj pozabljenih obravnav.
• Na kartici pacienta vidite, koliko obiskov iz zakupa je porabil in koliko jih še ima.
• V analitiki vidite, kdo serije ni dokončal — in te paciente lahko povabite nazaj.

Zakaj se serije terapij razsujejo

Serija obravnav je najbolj donosen del dneva v fizioterapiji: pacient je že znan, obravnava je predvidljiva, rezultat pa je odvisen od tega, ali pride na vse termine. V praksi se serija najpogosteje razsuje iz treh razlogov.

Prvi je dogovor na pamet. Pacient po obravnavi reče, da bo poklical, in se v naslednjem tednu ne oglasi. Drugi je urnik: ker so naprej vneseni samo trije termini, teden pozneje ni več prostega mesta ob uri, ki pacientu ustreza. Tretji je pozabljivost — brez opomnika del pacientov enostavno ne pride, vi pa imate v urniku luknjo, ki je ni več mogoče zapolniti.

Vsi trije se rešijo z istim pristopom: vse termine serije določite takoj po prvem pregledu in jih zapišete v koledar.

Kako deluje ponavljajoča rezervacija

Pri vnosu termina izberete pacienta, storitev in izvajalca, nato pa še ritem ponavljanja. Lahko gre za vsak teden ob istem dnevu in uri, za dvakrat tedensko ali za cikel, ki se ponovi vsak drugi teden. Določite število ponovitev — na primer deset obravnav — in serija se izriše v koledarju.

Prazniki in odsotnosti

Termini se ne smejo pojaviti na dan, ko je ordinacija zaprta. Državni prazniki in vnesene odsotnosti so v koledarju terminov upoštevani, zato se ob vnosu serije takoj vidi, kje nastane vrzel, in termin prestavite na prvi smiselni datum.

Ko pacient en termin odpove

Odpoved enega termina ne pomeni, da pade cela serija. Posamezen termin prestavite ali odpovete, ostali ostanejo, kjer so. Pacient o spremembi prejme sporočilo, vi pa prosto okno lahko ponudite komu drugemu — na primer prek razpisanih terminov s kratko povezavo in QR kodo.

Več terapevtov, več prostorov, en urnik

Kjer dela več terapevtov, serije hitro trčijo druga ob drugo: dva terapevta potrebujeta isto sobo ali isto napravo. V koledarju lahko ob osebju vodite tudi prostore s kapaciteto, zato je ob vnosu serije vidno, ali je prostor tisti dan že zaseden.

Dnevni pogled po osebju pokaže vse terapevte enega ob drugem, tedenski pa cel teden naenkrat. Ko pogled, ki ga uporabljate vsak dan, enkrat nastavite, ga shranite kot filter in se vam ob naslednji prijavi odpre sam.

Opomnik na vsak termin serije

Serija je toliko vredna, kolikor obravnav pacient res opravi. Vsak termin iz serije lahko sproži samodejni SMS ali e-poštni opomnik dan prej, pacient pa dobi tudi potrditev ob vnosu in obvestilo ob morebitni spremembi. Sporočilo odide v imenu vašega podjetja, pri tujih pacientih pa v jeziku, ki ste ga izbrali na njihovi kartici.

Kaj v opomnik napisati in kdaj ga poslati, smo razdelali v članku o SMS opomnikih za termine; nastavitve besedila najdete na strani o SMS opomnikih.

Serija in plačilo: zakup obiskov

Serija terapij je pogosto plačana vnaprej ali v paketu. Na kartici pacienta vodite zakup obiskov: ob vsakem opravljenem terminu se stanje zmanjša, vi pa ves čas vidite, koliko obiskov je ostalo. Ko se bliža konec paketa, se o nadaljevanju pogovorite pravočasno, ne šele ob zadnji obravnavi.

Pri pacientih, ki jih napoti klub ali podjetje, se obiski zbirajo v skupinskem zakupu, iz katerega za vsak mesec izpišete evidenco v PDF. Podrobneje smo to opisali v članku o skupinskem zakupu obiskov za klube in podjetja.

Kaj se zabeleži ob vsaki obravnavi

Serija brez zapisa je samo niz ur v koledarju. Ob vsakem terminu v kartoteko pacienta zapišete, kaj ste delali, kako je pacient napredoval in kaj ste mu naložili za doma. Fizioterapevtsko mnenje, meritve in fotografije pred in po ostanejo ob pacientu, zato ob kontroli ali ob naslednji seriji ne začenjate iz nič.

Če vas nadomešča sodelavec, v kartoteki v nekaj sekundah vidi, kje ste ostali. Dostopi do kartoteke se beležijo, zato je jasno, kdo je kateri zapis odprl.

Kdo serije ni dokončal

Najdražji pacient je tisti, ki je prišel trikrat od desetkrat. V analitiki poslovanja spremljate število opravljenih terminov in njihovo vrednost, na kartici pacienta pa vidite zadnji obisk in stanje zakupa.

Paciente, ki jih dolgo ni bilo, lahko s skupino strank naslovite z enim sporočilom in jim ponudite nadaljevanje obravnav. Kako je videti tako sporočilo, smo opisali v članku o vrnitvi neaktivnih strank.

Kako začnete

1. Vnesite storitve in trajanja obravnav ter urnike terapevtov.
2. Vklopite potrditve in opomnike ter preverite besedilo sporočil.
3. Pri prvem pregledu se s pacientom dogovorite za celoten ritem serije in jo vnesite kot ponavljajočo rezervacijo.
4. Zakup obiskov vnesite ob plačilu paketa, da se stanje odšteva samo od sebe.
5. Po tednu dni v koledarju poglejte, koliko terminov se je prestavilo in koliko jih je ostalo nezasedenih.

Obstoječe paciente, storitve in termine iz prejšnjega programa prenesemo namesto vas, ob registraciji pa dobite svojega skrbnika. Preizkus traja 7 dni in je brezplačen, naročnina je mesečna in brez vezave. Več o tem, kaj aplikacija pokriva v fizioterapiji, piše na strani fizioterapija.