Menjava programa brez izgube podatkov: kako prenesete paciente, termine in arhiv računov

Najpogostejši razlog, da ordinacija ali salon leta vztraja pri programu, ki ga ne mara, ni cena. Je strah, da se ob selitvi izgubijo pacienti, termini in arhiv računov. Prehod iz drugega programa je v resnici projekt nekaj dni, če veste, kaj izvoziti, v kakšnem vrstnem redu uvoziti in kaj narediti s terminom, ki je bil dogovorjen še po starem.

Na kratko

• Iz dosedanjega programa izvozite stranke, storitve, termine, izdelke, bone in arhiv računov; podatki so vaši.
• Pred uvozom vidite predogled, kaj bo preneseno, in povežete svoje osebje ter storitve s tistimi v izvozu.
• Pri zobozdravstvu se prenesejo tudi posegi na zobeh, izvidi, zaznamki in rentgenske slike.
• Ob registraciji dobite svojega skrbnika, ki prenos pripravi z vami; ni vam treba prepisovati ničesar.
• En teden vzporednega dela je dovolj, da se ekipa navadi, stari program pa ostane za branje arhiva.

1. Preverite, kaj sploh lahko izvozite

Začnite pri svojem dosedanjem programu in zahtevajte izvoz podatkov. V Sloveniji so to običajno datoteke Excel ali CSV, pri zdravstveni dokumentaciji pa tudi mape s slikami in dokumenti. Kot upravljavec osebnih podatkov imate do svojih podatkov pravico; če ponudnik izvoza ne ponuja samodejno, ga zahtevajte pisno.

Smiselno je pripraviti pet kosov:

1. Stranke oziroma pacienti — ime, priimek, telefon, e-pošta, datum rojstva, naslov, opombe, privolitve.
2. Storitve in cenik — naziv, trajanje, cena, kategorija.
3. Termini — pretekli in predvsem vsi prihodnji.
4. Izdelki, zaloge, darilni boni, zakupi obiskov — torej vse, kar predstavlja obveznost do stranke.
5. Arhiv računov — zaradi zakonskega hranjenja in zaradi vprašanj strank.

2. Počistite, preden uvozite

Selitev je edina priložnost v letu, ko se podvojene kartice res odpravijo. Preden datoteko naložite, preglejte:

• podvojene vnose iste osebe (»Novak Ana« in »Ana Novak«),
• telefonske številke brez predčne številke ali s presledki,
• stranke, ki jih ni bilo pet let in jih ne nameravate več obveščati,
• storitve, ki jih ne izvajate več.

Če kakšen podvojen zapis vseeno pride skozi, ni težave: v aplikaciji podvojene stranke poiščete in združite, pri čemer se zgodovina obiskov ohrani.

3. Uvoz s predogledom

V Nastavitve → Uvoz podatkov naložite pripravljeno datoteko. Pred potrditvijo vidite predogled: koliko zapisov bo preneseno, katere stolpce smo prepoznali in kaj bi ostalo prazno. Nato povežete osebje in storitve iz izvoza s tistimi, ki ste jih nastavili v aplikaciji — da termin nekdanjega »Terapevt 2« pristane pri pravi osebi v urniku.

Pri zobozdravstvenih programih uvoz zajame tudi klinični del: paciente, termine, posege na zobeh, izvide, zaznamke, rentgenske slike in arhiv računov. Prenos se izvede v nekaj minutah, nato pa karton pacienta odprete tam, kjer ste ostali. Kako je videti delo po prenosu, opisujeta stran program za zobozdravnike in članek načrt zdravljenja in predračun.

Pri izposoji se z uvozom terminov prenese tudi datum in vrsta dogodka, za katerega je stranka rezervirala pomerjanje, tako da sezona pomerjanj ne začne iz nič.

4. Prihodnji termini so najbolj občutljiv del

Pretekli termini so zgodovina. Prihodnji so obljuba stranki. Zato jih prenesite kot celoto in po uvozu preverite troje:

• Število. Primerjajte, koliko terminov je v starem programu v naslednjih osmih tednih in koliko jih je po uvozu v koledarju.
• Izvajalce. Ali je vsak termin pri pravi osebi.
• Trajanja. Če ste storitvam ob prenosu spremenili trajanje, se termini lahko podaljšajo ali skrajšajo.

Šele ko se te tri številke ujemajo, vklopite obveščanje. Sicer tvegate, da stranka dobi opomnik za termin ob napačni uri.

5. Prvi teden: vzporedno, a z enim pravilom

Ekipi povejte jasno: od ponedeljka se vsi novi termini vpisujejo samo v novi program. Stari ostane odprt za branje arhiva, ne za vpisovanje. Dva koledarja, ki se oba polnita, sta zanesljiv način, da se dva pacienta naročita na isto uro.

Priporočen vrstni red prvega tedna:

1. Ponedeljek: uvoz strank, storitev in terminov, pregled koledarja.
2. Torek: nastavitev urnikov, odsotnosti in pravic zaposlenih; pravice, ki jih dajete več ljudem, shranite kot predlogo.
3. Sreda: vklop opomnikov in potrditev; besedilo preverite na strani SMS opomniki.
4. Četrtek: objava spletnega naročanja in povezave na vaši spletni strani ter na Googlu.
5. Petek: izdaja prvega računa in pregled, ali se cenik ujema.

Kaj z davčno blagajno

Računi so svoj korak. Za davčno potrjevanje potrebujete namensko digitalno potrdilo in urejene poslovne prostore pri FURS; dokler tega ni, račune izdajate po starem. Postopek je po korakih opisan na strani davčna blagajna in v članku davčno potrjevanje računov. Številčenje računov načrtujte tako, da se novo zaporedje začne z jasnim datumom — običajno s prvim dnem meseca.

6. Česa ni treba prenašati

Ne vlecite s seboj navad, ki vas ovirajo: starih storitev, ki jih ne izvajate, cenikov iz predlanskega leta, strank brez kontaktnih podatkov in soglasij, ki jih nihče ni podpisal. Manj vnosov pomeni čistejša poročila in bolj uporabno analitiko poslovanja že prvi mesec.

Koliko časa to zares vzame

Manjši salon ali ambulanta z enim do tremi izvajalci opravi prenos v enem dopoldnevu, teden pa potrebuje, da se ekipa navadi. Večja ordinacija s kliničnimi zapisi in arhivom računov potrebuje nekaj dni, predvsem zaradi preverjanja. Ob registraciji dobite svojega skrbnika, ki izvoz pregleda, pripravi uvoz in je prvi teden na voljo za vprašanja.

Sedem dni brezplačnega preizkusa je ravno toliko, da podatke prenesete, teden odpeljete v novem programu in se odločite na podlagi dejanskega dela, ne obljub. Če se premislite, podatke kadarkoli izvozite nazaj — tudi pri odhodu vam pri izvozu pomagamo.