Od zobnega kartona do sprejetega predračuna: načrt zdravljenja in plačilo po delih

Pacient sede na stol, pregledate zobovje in mu poveste, kaj ga čaka. Potem se začne tisti del, ki vzame največ časa zunaj ordinacije: sestavljanje cene, pisanje predračuna v urejevalniku besedil, dogovor o plačilu po delih in štetje, koliko je pacient že plačal. Če načrt zdravljenja nastane kar iz zobnega kartona, predračun in avansni račun pa iz njega, ta del odpade.

Na kratko

• Na zobnem kartonu označite stanje; karton sam predlaga poseg s pravim številom ploskev.
• Posege zberete v načrt zdravljenja in jih razdelite v faze.
• Iz načrta z enim klikom pripravite predračun z zobmi, ploskvami in cenami.
• Ko pacient plača vnaprej, izdate avansni račun; na končnem računu se avans sam ponudi v poračun.
• Porabljen material s serijo zabeležite pri posegu — zaloga se odpiše sama.

Zakaj se pacient odloči ali ne odloči

Pri večjem posegu — protetiki, implantatu, sanaciji več zob — se pacient redko odloči na stolu. Vzame si čas, doma pogleda znesek in pogosto vpraša še drugje. Kar odloča, je, ali je razumel, kaj točno bo narejeno in koliko stane posamezen del.

Predračun, na katerem piše le »protetična oskrba« in skupni znesek, tega ne pove. Predračun, na katerem so našteti zobje, posegi in cena po postavkah, pa pacientu omogoči, da se odloči za prvo fazo zdaj in za drugo čez pol leta — namesto da odloži vse.

Od kartona do načrta zdravljenja

Zobni karton je na kartici pacienta skupaj z zgodovino obiskov in termini. Ko na kartonu označite karies na določenih ploskvah, karton predlaga ustrezno zalivko s pravim številom ploskev — ni treba iskati po ceniku, katera postavka ustreza trem ploskvam.

Predlagan poseg dodate v termin, če ga opravite takoj, ali v načrt zdravljenja, če je na vrsti pozneje. Načrt je seznam vsega, kar je pri pacientu predvideno: posegi, zobje, ploskve in cene. Posege v njem lahko razdelite po fazah — najprej sanacija, nato protetika — tako da pacient vidi, kaj je nujno in kaj lahko počaka.

Kaj s tem pridobi ordinacija

• Nobena dogovorjena storitev se ne izgubi med obiski.
• Vsak v ekipi vidi, kaj je pri pacientu še predvideno, in mu lahko ponudi naslednji termin.
• Ob naslednjem obisku ni treba znova sestavljati cene.

Predračun, ki ga pacient razume

Iz načrta zdravljenja z enim klikom pripravite predračun. Na njem so izpisani zobje in ploskve, posegi in cene po postavkah ter skupni znesek. Pacient ga dobi natisnjenega ali po e-pošti in se odloči doma, brez pritiska.

Ko se odloči, iz istega načrta naročite termine — podatki o pacientu in storitvah so že vpisani, zato jih ni treba prepisovati. Pacient za vsak termin dobi potrditev in opomnik, tako kot pri vseh drugih obiskih; nastavitve so opisane na strani SMS opomniki za termine.

Plačilo po delih: avansni račun in poračun

Pri dražjih posegih je običajno, da pacient del zneska plača ob začetku — za laboratorij, material ali rezervacijo termina. Ko plača vnaprej, izdate avansni račun. Ta je, tako kot vsak drug račun, davčno potrjen pri FURS; o tem, kaj za davčno potrjevanje potrebujete, piše v članku davčno potrjevanje računov v ordinaciji in salonu.

Ko je delo opravljeno, izdate končni račun. Blagajna avans sama ponudi v poračun, pacient pa plača samo razliko. Če je plačal več, kot je bilo na koncu opravljeno, preostanek avansa vidite na njegovi kartici in ga uporabite pri naslednjem računu.

V praksi to odpravi tri stvari: zvezek s predujmi, ugibanje, koliko je pacient že plačal, in neprijetne pogovore ob zaključku zdravljenja. Vse skupaj deluje v sklopu davčne blagajne, ki je dodatek k naročnini.

Material in serije pri posegu

Pri posegu zabeležite porabljen material s številko serije. Zaloga se odpiše sama, serija pa ostane zapisana pri pacientu in pri zobu. Če proizvajalec serijo odpokliče, v nekaj sekundah dobite seznam pacientov, pri katerih je bila uporabljena — podrobneje je to opisano v članku o sledljivosti serij do pacienta.

Pri vsadkih vpišete še serijsko številko vsakega kosa in pacientu natisnete kartico o vsadku.

Kako to uvedete v svoji ordinaciji

1. Uredite cenik. Posegi naj bodo vpisani tako, kot jih zaračunavate — zalivke po številu ploskev, protetika po kosih. Karton bo predlagal tisto, kar je v ceniku.
2. Prvi teden delajte z načrtom samo pri večjih primerih. Pri enem pregledu in eni plombi načrta ne potrebujete; pri sanaciji petih zob se takoj pozna.
3. Dogovorite se o fazah. Odločite, pri katerem znesku zahtevate avans in koliko odstotkov.
4. Prenesite obstoječe paciente. Kartoteke, storitve in termine iz prejšnjega programa ali Excela prenesemo mi.

Celoten potek — od naročanja do zobnega kartona in računa — je opisan v članku kako digitalizirati zobozdravstveno ordinacijo. Če ga želite preizkusiti na svojih primerih, je na voljo 7-dnevni brezplačni preizkus; za vprašanja smo dosegljivi prek kontaktne strani.