Kako digitalizirati zobozdravstveno ordinacijo: naročanje, kartoteka in soglasja

Zobozdravstvena ordinacija dela z dvema vrstama podatkov hkrati: z urnikom, ki mora biti poln in točen, in s kartoteko, ki mora biti popolna in varno shranjena. Ko sta ločena — koledar v enem programu, kartoni v mapah, računi v tretjem — se izgublja čas ob vsakem pacientu. Program za zobozdravstveno ordinacijo, ki oboje združi, pomeni, da imate ob prihodu pacienta pred sabo vse: zgodovino posegov, zobno shemo, soglasja in stanje plačil.

Na kratko

• Naročanje pacientov, kartoteka in izdaja računov tečejo v istem programu, brez prepisovanja.
• Zobna in parodontalna shema ter dokumentacija so pripeti k pacientu, ne k mapi v omari.
• Zdravstveni vprašalnik pacient izpolni prek povezave še pred prvim obiskom.
• Soglasja GDPR pacient podpiše na telefonu ali tablici, podpis se shrani v arhiv.
• Samodejni SMS in e-poštni opomniki zmanjšajo število pacientov, ki na termin ne pridejo.

Naročanje, ki ne obremenjuje sestre

Telefon v ordinaciji zvoni takrat, ko ste sredi posega. Del klicev so preprosta vprašanja: kdaj imate prosto, ali lahko prestavim, kje ste. Če ordinacija vklopi spletno naročanje, se ta del preseli na splet: pacient vidi proste termine za higienika ali pregled in se naroči tudi ob desetih zvečer.

Naročanje pa mora upoštevati, kako delate. V koledarju zato določite, katera storitev traja koliko časa, kateri stol ali naprava je zasedena in kdo od ekipe jo lahko izvaja. Kontrolni pregled in obsežnejši poseg tako ne dobita enako dolgega okna, med njima pa ostane čas za pripravo ordinacije.

Manj pacientov, ki ne pridejo

Prazen termin v zobozdravstvu je drag, ker traja dolgo. Samodejni SMS opomniki pred terminom so najcenejši ukrep proti temu: pacient dobi sporočilo dan ali dva prej in tisti, ki ne more, se pravočasno odjavi — kar vam sprosti termin za nekoga drugega. Sporočila odhajajo v imenu vaše ordinacije, besedilo pa napišete sami. Če imate paciente iz tujine, jim obvestila pošljete v njihovem jeziku; jezik izberete na kartici pacienta.

Kartoteka pacienta namesto map v omari

Ob pacientu vodite popolno kartoteko: zgodovino obiskov, zdravstveno dokumentacijo, zapise o posegih ter zobno in parodontalno shemo. Ko pacient sede v stol, ne iščete, kaj je bilo narejeno pred dvema letoma — odprete njegovo kartico in vidite vse.

Vprašalnik pred prvim obiskom

Prvi obisk se pogosto začne z izpolnjevanjem papirjev. Zdravstveni vprašalnik lahko pacientu pošljete prek povezave, da ga izpolni doma. Ko pride, so podatki o boleznih, alergijah in zdravilih že v njegovi kartoteki, vi pa jih le pregledate in dopolnite. Prihranek je nekaj minut pri vsakem novem pacientu — in manj nepopolnih podatkov.

Soglasja s podpisom in mladoletni pacienti

Privolitve po GDPR in soglasja k posegu pacient podpiše kar na telefonu ali tablici, podpis pa se shrani v arhiv ob njegovi kartoteki. Za otroke in mladoletnike vpišete skrbnika oziroma zakonitega zastopnika, zato obvestila in soglasja pristanejo pri pravi osebi.

Kdo je kaj pogledal

Zdravstveni podatki so med najobčutljivejšimi, zato ordinacija potrebuje nadzor nad dostopom. Vsakemu zaposlenemu določite pravice, dnevnik dostopov pa pokaže, kdo je odprl posamezno kartoteko. To ni le urejeno vodenje — to je dokaz, da s podatki ravnate skrbno.

Od posega do računa brez dvojnega vnosa

Po končanem posegu račun izdate iz istega programa, v katerem je termin. Storitve se prenesejo iz kartice termina, račun pa se davčno potrdi pri FURS prek davčne blagajne. Za protetiko in obsežnejša dela lahko zabeležite predplačilo ali avans, tako da je vedno jasno, koliko je pacient že plačal in koliko ostane ob prevzemu dela. Če prodajate darilne bone ali sodelujete s podjetji, se tudi ta plačila vodijo na istem mestu.

Ob koncu meseca v analitiki poslovanja vidite, koliko terminov ste opravili, kakšna je bila povprečna vrednost obiska in katere storitve prinesejo največ. To so številke, po katerih se odločate, ali potrebujete dodaten stol, dodatnega higienika ali le drugačno razporeditev urnika.

Vračanje pacientov: kontrola čez šest mesecev

Največji neizkoriščen vir prihodka v ordinaciji so pacienti, ki so bili pri vas enkrat in se niso vrnili. Pacientom, ki jih dolgo ni bilo, lahko pošljete vabilo po e-pošti ali SMS-u — sporočilo pripravite enkrat in odhaja samo, vsakemu pacientu natanko enkrat. Enako velja za pozdrav novemu pacientu ali čestitko za rojstni dan.

Ko je pacient zadovoljen, ga lahko samodejno povabite še k oddaji mnenja. Ocene na Googlu so za ordinacijo pogosto prvi vtis, ki ga dobi nov pacient, še preden vas pokliče.

Kje začeti

1. Prenesite obstoječe paciente iz Excela ali CSV datoteke — uvoz je del aplikacije.
2. Vnesite storitve s trajanji in cenami ter urnike ekipe.
3. Vklopite opomnike pred terminom in napišite besedilo v svojem tonu.
4. Pripravite zdravstveni vprašalnik in soglasja, ki jih pacienti podpišejo na tablici.
5. Šele nato odprite spletno naročanje za storitve, ki jih želite polniti prek spleta.

Več o tem, kaj Orbitrion ponuja zobozdravstvenim ordinacijam, si lahko preberete na strani za zobozdravnike. Aplikacijo lahko sedem dni brezplačno preizkusite, naročnina pa je mesečna in brez vezave.