Sledljivost serij (LOT) do pacienta: kako veste, kdo je dobil kateri material

Če vas jutri pokliče dobavitelj in pove, da je serija polnila, cepiva ali vsadka v odpoklicu, imate eno samo vprašanje: kdo od naših pacientov je ta material dobil? Sledljivost serij (LOT) do pacienta pomeni, da na to vprašanje odgovorite v nekaj minutah in ne z listanjem po dobavnicah. V nadaljevanju je postopek po korakih, pogoste napake iz prakse in kaj pri tem naredi namesto vas program.

Na kratko

• Sledljivost serije pomeni, da je za vsak porabljen kos materiala znano, katera serija je bila uporabljena, pri katerem pacientu in kdaj.
• Najbolj jo potrebujejo zobozdravstvo (vsadki, nadomestki, cementi), estetika (polnila), veterina (zdravila in cepiva) in vsi, ki delajo z materialom z rokom uporabe.
• Za vsadljive pripomočke se pacientu izroči kartica o vsadku, ustanova pa podatke hrani pri sebi.
• Najpogostejša napaka: serija je zapisana samo na dobavnici ali na nalepki, ki ostane v ordinaciji, ne pa pri pacientu.
• V Orbitrionu sledljivost vklopite pri izdelku; blagajna ob izdaji računa zahteva številko serije in jo zapiše k pacientu, ob odpoklicu pa po številki serije dobite seznam pacientov z izvozom v CSV.

Kaj sploh je sledljivost serije in koga zadeva

Serija oziroma LOT je oznaka, ki jo proizvajalec natisne na škatlico ali ovojnino in pomeni: ta kos je nastal v isti proizvodni šarži kot vsi ostali z isto številko. Če se v šarži nekaj zalomi — onesnažena surovina, napačna koncentracija, okvarjen material — se odpoklic vedno nanaša na serijo, ne na posamezen kos. Zato je številka serije edina vez med proizvajalcem in konkretnim človekom, ki je material dobil.

V praksi to zadeva precej več dejavnosti, kot se zdi na prvi pogled:

• Zobozdravstvo: vsadki, nadomestni deli, membrane, kostni nadomestki, cementi in polnila. Pri vsadku se poleg serije beleži tudi serijska številka posameznega kosa.
• Estetska medicina: hialuronska polnila, botulin, nitke, anestetični pripravki.
• Veterina: zdravila, cepiva, čipi; tu je evidenca porabljenega materiala pri živali del vsakdanjega dela.
• Fizioterapija in druge ordinacije: material za enkratno uporabo, obliži, pripravki z rokom uporabe.

Pri vsadljivih pripomočkih evropska pravila zahtevajo še korak več: proizvajalec izdelku priloži kartico o vsadku, zdravstvena ustanova pa jo izpolni s podatki in izroči pacientu, sama pa podatke hrani tako, da jih je mogoče najti. Pacient s to kartico pride k drugemu zdravniku, na slikanje ali v tujino in ima pri sebi točno tisto, kar nihče ne bi smel ugibati.

Pet korakov do urejene sledljivosti

1. Določite, pri katerih izdelkih sledljivost sploh vodite

Ne pri vseh. Papirnate brisače in rokavice ne sodijo sem. Naredite kratek seznam: vsadki, injekcijski pripravki, polnila, cepiva, zdravila, material, ki pride v telo ali ostane v njem. Vse drugo pustite pri navadni zalogi, sicer bo zapisovanje tako nadležno, da ga ekipa čez mesec dni preneha izvajati.

2. Serijo zajemite ob prevzemu, ne šele ob porabi

Ko pride pošiljka, številke serij iz prejetega računa ali dobavnice takoj pristanejo v evidenci zaloge. S tem si prihranite najbolj mučen del: ob posegu nihče ne prepisuje dolgega niza s škatlice pod pritiskom, ampak le potrdi tisto, kar je že vpisano.

3. Serijo zapišite k pacientu, ne v skupno tabelo

To je bistvo. Excelova tabela »porabljene serije po dnevih« izgleda urejeno, a ob odpoklicu iz nje ne dobite imen. Vez mora biti: serija → pacient → datum → poseg. Šele takrat lahko odgovorite na obe vprašanji, ki ju kdaj dobite: »kdo je dobil to serijo« in »kaj smo vgradili temu pacientu«.

4. Pri vsadkih izdajte kartico o vsadku

Pacient jo mora dobiti ob posegu, ne naknadno po pošti. Vsebovati mora podatke o vsadku, vključno s serijsko številko kosa, in podatke o ustanovi, ki je poseg opravila. Kopijo oziroma zapis obdržite v kartoteki.

5. Preizkusite odpoklic, preden se zgodi

Enkrat na leto si izmislite naključno številko serije izpred pol leta in poglejte, koliko časa potrebujete do seznama pacientov. Če traja več kot pet minut, evidenca ni sledljiva, ampak le arhivirana.

Pogoste napake, ki se maščujejo ob prvem odpoklicu

Nalepka v kartonu namesto v kartoteki. Lepljenje nalepk s serijo v papirno kartoteko deluje, dokler kartoteke ne iščete po seriji — in po seriji papirja ni mogoče prelistati.

Fotografija škatlice v telefonu. Hitro je, a fotografija ni evidenca: čez leto dni je v galeriji med tisoč drugimi, brez imena pacienta in brez datuma posega.

Serija samo na računu dobavitelja. Iz prejetega računa veste, da ste kupili deset kosov iz serije X. Ne veste pa, komu ste jih vgradili.

Zapisuje samo ena oseba. Ko je ta na dopustu ali odide, se evidenca ustavi. Postopek mora biti tako preprost, da ga zna vsak član ekipe brez posebnega uvajanja.

Ročno prepisovanje ob koncu dneva. Vsak zamik pomeni napako. Serija naj se zapiše takrat, ko material vzamete v roke — torej ob obravnavi ali ob izdaji računa.

Kako to poteka v Orbitrionu

Pri zdravilih, polnilih in vsadkih v Orbitrionu vklopite sledljivost serije. Od takrat naprej se zgodi troje samo od sebe.

Blagajna vpraša za serijo. Ko izdajate račun, aplikacija pri takem izdelku zahteva številko serije in jo predlaga iz prejetih računov — torej iz tistega, kar ste res prevzeli na zalogo. Izbranih nekaj znakov nadomesti prepisovanje z ovojnine. Račun sicer nastane po običajni poti, z davčnim potrjevanjem pri FURS.

Serija se zapiše k pacientu. Podatek ne ostane na računu, ampak pristane v kartoteki stranke, kjer je že zgodovina obiskov in dokumentacija. Material, porabljen pri posegu, lahko vpišete tudi neposredno na kartici pacienta. Pri vsadku vpišete serijsko številko vsakega kosa in pacientu natisnete kartico o vsadku.

Odpoklic je iskanje, ne preiskava. Ko vas dobavitelj obvesti o odpoklicu, vpišete številko serije in takoj dobite seznam pacientov, ki so material prejeli, z izvozom v CSV. Iz njega pripravite obveščanje ali poročilo, ne da bi kdorkoli odprl fascikel z dobavnicami.

Ker so paciente in termine tako ali tako že v isti aplikaciji, je pot od posega do zapisa kratka. Kako je videti celotna slika pri zobozdravstvu — kartoteka, zobna shema in termini —, smo opisali v članku program za zobozdravstveno ordinacijo.

Kaj pridobite, tudi če odpoklica nikoli ne bo

Urejena sledljivost serij ni samo zavarovanje za najhujši dan. V vsakdanu prinese tri drobne, a opazne koristi:

• Pogovor s pacientom je lažji. Ko po dveh letih vpraša, kaj natanko je dobil, odgovorite iz kartoteke in ne iz spomina.
• Nadzor nad zalogo je resničen. Poraba po serijah pokaže, kaj se resnično porabi in kaj leži do izteka roka. Skupaj z analitiko poslovanja se vidi tudi, koliko materiala požre posamezna storitev.
• Inšpekcija ali revizija ne pomeni panike. Dokumentacija je tam, kjer mora biti, in jo najdete pred očmi tistega, ki sprašuje.

Če vas taka evidenca čaka že nekaj časa, jo je najlažje uvesti na novi pošiljki: pri naslednjem prevzemu vklopite sledljivost za peščico izdelkov, kjer je res potrebna, in pustite, da se zapisi nabirajo sami. Čez tri mesece imate zgodovino, ki je prej ni bilo mogoče sestaviti za nazaj. Orbitrion lahko sedem dni preizkusite brezplačno in postopek preizkusite na svojih izdelkih.