Davčno potrjevanje računov v ordinaciji in salonu: kaj potrebujete in kako poteka izdaja računa

Če strankam zaračunavate storitve z gotovino ali kartico, potrebujete davčno blagajno, ki račun potrdi pri FURS. Vprašanje ni, ali jo potrebujete, ampak kako naj dela — da račun izdate v nekaj sekundah, ne da bi podatke o stranki in storitvi tipkali še enkrat. V tem članku pogledamo, kaj za davčno potrjevanje računov potrebujete in kako izdaja računa poteka, ko je blagajna del istega programa kot koledar.

Na kratko

• Za davčno potrjevanje računov potrebujete namensko digitalno potrdilo in interni akt z oznakami poslovnih prostorov in blagajn.
• V Orbitrionu je davčna blagajna dodatek; račun se ob izdaji potrdi pri FURS in natisne ali pošlje po e-pošti.
• Ker blagajna izhaja iz termina, so storitev, cena in stranka že vpisane — vi le izberete način plačila.
• Na računu lahko unovčite darilni bon, upoštevate predplačilo ali odbijete obisk iz paketa.
• Izdani računi so na enem seznamu, promet pa se sproti kaže v analitiki poslovanja.

Kaj potrebujete, preden izdate prvi račun

Trije koraki so neodvisni od programa, ki ga izberete:

Namensko digitalno potrdilo. Pridobite ga prek sistema eDavki; brez njega potrjevanje računov ne deluje. Potrdilo nato naložite v program.

Interni akt. V njem popišete poslovne prostore in oznake blagajn ter pravila za številčenje računov. Gre za kratek dokument, ki ga sprejmete sami.

Oznaka poslovnega prostora. Vsak prostor, kjer izdajate račune, dobi svojo oznako; ta se izpiše na računu.

Ko je to urejeno, se vse ostalo dogaja v programu. V Orbitrionu je davčna blagajna dodatek, ki ga vklopite, ko ga potrebujete.

Kako poteka izdaja računa, ko blagajna izhaja iz termina

Največja razlika med samostojno blagajno in blagajno znotraj programa za naročanje je prepisovanje.

Pri ločeni blagajni stranko in storitev vnesete drugič: enkrat v koledar, drugič na račun. Pri dvajsetih strankah na dan je to dvajset podvojenih vnosov in dvajset priložnosti za tipkarsko napako.

Ko je blagajna del istega programa, poteka takole:

1. Termin v koledarju označite kot opravljen.
2. Odprete izdajo računa — storitev, cena, izvajalec in stranka so že vpisani.
3. Dodate izdelek, ki ga je stranka kupila s police, ali popust.
4. Izberete način plačila: gotovina, kartica, nakazilo ali kombinacija.
5. Račun se potrdi pri FURS, vi ga natisnete ali pošljete po e-pošti.

Račun se hkrati pripne h kartoteki stranke, zato ob naslednjem obisku vidite, kaj je imela in koliko je plačala.

Kaj vse se lahko pojavi na enem računu

V praksi redko gre samo za eno storitev po ceniku. Blagajna zato pozna tudi:

Darilne bone. Bon, ki ga je nekdo kupil decembra, unovčite na računu; stanje bona se samo zmanjša, vi pa vidite, kateri boni so še odprti.

Predplačila in avanse. Če je stranka za večji poseg ali paket plačala vnaprej, se predplačilo upošteva pri končnem računu.

Pakete in zakupe obiskov. Ko stranka pride na obisk iz desetkratnega paketa, se obisk odšteje od zakupa.

Izdelke z zaloge. Prodani šampon, krema ali opornica se odpišejo z zaloge, zato stanje v skladišču ustreza resničnemu.

Material, porabljen pri posegu. Pri zdravilih, polnilih in vsadkih lahko vklopite sledljivost serije, zato je zapisano, katera serija je šla h kateremu pacientu.

Kaj vam blagajna pove o poslovanju

Računi niso samo obveznost do države — so tudi najbolj zanesljiv vir podatkov o tem, kako posluje vaša dejavnost.

Vsi izdani računi so na skupnem seznamu, s številkami, zneski in statusom plačila. Iz njih se napolni analitika poslovanja: koliko ste ustvarili v tem mesecu v primerjavi s prejšnjim, kakšna je povprečna vrednost obiska, katere storitve se najbolje prodajajo in kolikšen promet ustvari posamezen zaposleni.

Prav povprečna vrednost obiska je številka, ki jo večina podjetij nikoli ne izračuna, pa je pogosto najhitrejša pot do višjega prihodka — lažje je dvigniti vrednost obstoječih obiskov kot pripeljati nove stranke.

Za računovodstvo podatke izvozite, prejete račune dobaviteljev pa vodite v istem programu, zato so stroški in prihodki na enem mestu.

Pogoste zagate in kako jih rešite

Delam na terenu, brez tiskalnika

Račun lahko pošljete po e-pošti. Ker aplikacija teče v brskalniku, blagajno odprete tudi na telefonu ali tablici, dovolj je povezava z internetom.

Več izvajalcev, en poslovni prostor

Pravice določite sami — nekdo sme izdajati račune, drugi samo vnašati termine. Kdo je izdal kateri račun, je razvidno iz seznama.

Prehajamo z drugega programa sredi leta

Stranke, storitve, izdelke, bone in rezervacije uvozimo iz Excela ali CSV, številčenje računov pa nastavite skladno s svojim internim aktom.

Nismo prepričani, ali blagajno sploh potrebujemo

Če vam stranke plačujejo z gotovino ali kartico, jo potrebujete. Če izdajate samo račune za nakazila na transakcijski račun, se pravila razlikujejo; tu se posvetujte s svojim računovodjem, saj je odvisno od načina plačila, ne od dejavnosti.

Kako začeti brez tveganja

Blagajne ne vklapljajte isti dan kot koledar. Priporočamo tak vrstni red:

1. Prvi teden: prenesite stranke in storitve ter začnite voditi termine v koledarju.
2. Drugi teden: vklopite spletno naročanje in opomnike, da se ekipa navadi na ritem.
3. Tretji teden: naložite digitalno potrdilo, uredite oznake prostorov in izdajte prvi račun.

V sedmih dneh brezplačnega preizkusa lahko celotno pot od termina do izdanega računa preizkusite na svojih podatkih. Ob registraciji dobite skrbnika, ki vam pomaga s prenosom podatkov in prvo nastavitvijo blagajne; pišete nam lahko tudi prek kontaktne strani.