Pogodbe s klubi in podjetji: skupinski zakup obiskov in mesečna evidenca brez preštevanja

En športni klub ali podjetje, ki svojim ljudem plača terapije, je vreden več kot deset posameznih strank: obiski so redni, plačilo je dogovorjeno vnaprej, termini pa se ponavljajo vsak teden. Zaplete se pri evidenci — kdo je prišel, koliko obiskov je ostalo in kaj priložiti računu ob koncu meseca. Skupinski zakup obiskov to vodi namesto vas.

Na kratko

• Skupinski zakup je paket obiskov, ki ga plača klub, podjetje ali družina, porabi pa ga več oseb.
• Ob vsakem terminu se obisk odšteje s skupnega stanja; vedno vidite, koliko ga je še ostalo.
• Mesečno evidenco izvozite v PDF z glavo vaše ustanove, zaporedjem obiskov in stanjem zakupa.
• Ponavljajoče rezervacije poskrbijo, da so termini v koledarju za ves cikel vnaprej.
• Opomniki odidejo posamezniku, račun pa gre naročniku — vsak dobi svoje.

Kdo so naročniki, ki jih pogosto spregledamo

Pri fizioterapiji, kineziologiji in osebnem treningu so najstalnejši prihodki tam, kjer plača nekdo drug kot tisti, ki pride na obravnavo:

• Športni klubi. Ekipa dobi dogovorjeno število obravnav na sezono; igralci se menjavajo, stanje pa je skupno.
• Podjetja. Delodajalec zaposlenim plača masaže ali terapije za hrbtenico; zanima ga samo urejena mesečna evidenca in en račun.
• Družine in pari. Deset obiskov, ki jih izmenično porabita starša in otrok.
• Zavarovalnice in posredniki, kjer je obseg storitev dogovorjen vnaprej.

Vsem je skupno, da je paket plačan vnaprej, obiski pa se porabljajo postopoma. Prav tu se najpogosteje izgubijo prihodki — ne zaradi slabega dela, temveč zaradi zvezka, v katerem ni jasno, kdo je bil kdaj na vrsti.

Kako deluje skupinski zakup v praksi

Zakup odprete enkrat: izberete nosilca (klub ali podjetje), število obiskov ali znesek, storitve, ki se iz njega lahko porabijo, in člane, ki jih smejo koristiti. Od tam naprej delate po ustaljenem postopku.

Obisk se odšteje sam

Ko član pride na termin, obisk označite kot opravljen in odšteje se s skupnega stanja. Na kartici vsakega člana ostane njegova zgodovina obravnav, na zakupu pa je vidno skupno stanje. Ko se paket izteka, to opazite pravočasno in se o nadaljevanju dogovorite, preden obiski poidejo.

Termini so vnaprej v koledarju

Klubi in podjetja delajo v ritmu: torek in četrtek popoldne, vsak drugi teden, cel semester. Take termine vnesete kot ponavljajoče rezervacije in se vam za ves cikel razporedijo po koledarju terminov. Če potrebujete poleg terapevta še prost prostor ali napravo, se upošteva tudi to, zato ne pride do dveh skupin v isti sobi.

Obvestila dobi posameznik

Opomnik je koristen samo, če pride do tistega, ki mora priti. Vsak član prejme svoj SMS ali e-poštni opomnik v imenu vaše ustanove, obvestilo o premiku pa odide samodejno, če termin prestavite. Naročnik paketa s tem ni obremenjen.

Mesečna evidenca, ki jo lahko priložite računu

Največ dela ob koncu meseca ni obravnava, ampak dokazilo. Kdo je prišel, katerega dne, katero storitev je dobil in koliko obiskov je še ostalo.

Termine skupinskega zakupa izvozite v PDF z glavo vaše ustanove, zaporedjem obiskov in stanjem zakupa. Sami izberete obdobje, storitev, člana in statuse — na primer samo opravljene obravnave v preteklem mesecu. Klub ali podjetje tako dobi urejeno evidenco opravljenih obiskov, vi pa ne prepisujete iz koledarja v preglednico.

Pri plačilu imate dve običajni poti: paket je plačan vnaprej kot predplačilo in se porablja, ali pa ob koncu meseca izdate račun za opravljene obiske. V obeh primerih račun izdate iz davčne blagajne z davčnim potrjevanjem pri FURS, zraven pa priložite mesečno evidenco.

Kaj se dogovorite, preden podpišete

Nekaj dogovorov na začetku prihrani večino kasnejših nesporazumov:

• Kdo sme koristiti paket. Poimenski seznam članov ali odprta skupina; oboje se da voditi, a mora biti jasno vnaprej.
• Kaj se zgodi ob neprihodu. Ali se obisk odšteje tudi, če član ne pride in ne odpove pravočasno. Zapišite v pogodbo in ravnajte dosledno — stanje zakupa potem ni predmet razprav.
• Rok veljavnosti. Do konca sezone, do konca leta ali brez roka.
• Komu pošiljate evidenco in račun. Praviloma ne isti osebi, ki pride na obravnavo.
• Cena na obisk v paketu. Popust je razumljiv, ker so obiski plačani vnaprej in jih je več; a izračunajte, kje je vaša spodnja meja.

Koliko je tako sodelovanje vredno

Preprost izračun: klub z dvajsetimi obravnavami na mesec v sezoni, ki traja devet mesecev, je sto osemdeset obravnav, ki jih ni treba prodajati vsakič znova. Še pomembneje: te obravnave zapolnijo prav tiste ure, ki jih posamezniki najredkeje izberejo — dopoldne in zgodaj popoldne.

V analitiki poslovanja nato spremljate, koliko prihodkov prinaša vsak partner, kolikšna je zasedenost v njegovih terminih in kateri terapevt dela največ ur zanj. To je tudi najboljša podlaga za pogovor o podaljšanju pogodbe za naslednjo sezono.

Kako začeti

Začnite z enim partnerjem, ki ga že imate, in mu naslednji mesec namesto ročnega seznama pošljite izvoženo evidenco. Če bo pot delovala, jo ponovite pri drugih. Vzpostavitev je kratka: vnesete nosilca zakupa, člane in storitve, nato vpišete ponavljajoče termine.

Preizkus traja sedem dni in je brezplačen, naročnina je mesečna in brez vezave. Obstoječe stranke in rezervacije vam pri prenosu iz Excela ali prejšnjega programa pomaga uvoziti vaš skrbnik.