Evidenca delovnega časa v salonu ali ordinaciji: prihodi, nadure in obračun brez preštevanja

Dokler delate sami, je evidenca delovnega časa stvar občutka. Ko imate dva, tri ali deset zaposlenih, pa se vsak konec meseca ponovi isto: kdo je koliko delal, kdo ima nadure, kdo je bil na dopustu in koliko malic obračunati. Če vse to beležite na list ali v tabelo, ste ob vsakem popravku znova na začetku. Beleženje delovnega časa v isti aplikaciji, kjer imate koledar in stranke, to opravilo spelje sproti.

Na kratko

• Zaposleni prihod in odhod zabeleži z dotikom, brez dodatne naprave ali programa.
• Nadure se seštevajo same, vodja jih potrdi ali zavrne.
• Dopusti in druge odsotnosti imajo kvote, porabljeni dnevi se odštevajo samodejno.
• Odsotnost se vidi tudi v koledarju terminov, zato se stranka ne naroči k nekomu, ki ga ta dan ni.
• Mesečni obračun ur izvozite v PDF ali CSV in ga pošljete računovodstvu.

Zakaj tabela v preglednici ne zdrži

Preglednica deluje, dokler je vse po načrtu. Težave se začnejo pri izjemah, teh pa je v storitveni dejavnosti veliko: nekdo ostane dlje, ker se je obravnava zavlekla, nekdo pride prej zaradi zgodnje stranke, nekdo zamenja izmeno s sodelavko.

Vsaka taka izjema se najprej zapiše nekam na rob, nato pa jo ob koncu meseca nekdo prepisuje. Pri prepisovanju nastanejo napake, napake pa stanejo bodisi podjetje bodisi zaupanje zaposlenega. Delodajalec mora voditi evidenco o izrabi delovnega časa in jo znati pokazati — zato se splača, da nastaja sproti in na enem mestu.

Prihod in odhod z dotikom

Zaposleni se prijavi v aplikacijo v brskalniku na računalniku, tablici ali telefonu — namestitve ni, na telefonu jo lahko doda na domači zaslon. Ob prihodu zabeleži začetek dela, ob odhodu konec.

V dnevnem pregledu vidi, koliko ur je opravil ta dan in kakšna je zgodovina prihodov in odhodov, vodja pa isto vidi za celo ekipo. Ker je beleženje tam, kjer je tudi koledar, se ne dogaja, da bi kdo pozabil odpreti »še tisti drugi program«.

Popravki, ki ostanejo vidni

Ljudje pozabijo zabeležiti odhod. Zato so popravki normalen del evidence — pomembno je le, da je vidno, kaj je bilo popravljeno. Vnos uredite, zapis pa ostane pregleden, zato ob koncu meseca ni ugibanja, od kod razlika.

Nadure, ki jih nekdo potrdi

Nadura, o kateri se zve šele ob plači, je vir slabe volje. V aplikaciji se ure nad dogovorjenim obsegom seštevajo sproti, zaposleni pa za nadure odda zahtevek. Vodja ga potrdi ali zavrne, obe strani pa ves čas vidita isto stanje.

Enako velja za povračila: prevoz in prehrano lahko vodite kar na obračunu ur, zato se podatki za plačo ne zbirajo iz treh različnih listov.

Dopusti, kvote in koledar

Dopust ima kvoto, ki se ob odobreni odsotnosti odšteje. Zaposleni vidi, koliko dni mu je ostalo, vodja pa, kdo je odsoten v istem tednu.

Najpomembneje: odsotnost je vidna tudi v koledarju terminov. Ko je zaposleni na dopustu, njegovih terminov ni mogoče zasesti, zato se stranka prek spletnega naročanja ne naroči k nekomu, ki ga ta dan ni. Kako pripraviti koledar na daljšo odsotnost, smo opisali v članku o tem, kako ne izgubiti strank na dopustu.

Mesečni obračun v PDF in CSV

Ob koncu meseca obračun ur izvozite: PDF pošljete zaposlenemu ali ga shranite v arhiv, CSV pa računovodstvu, ki podatke uvozi naprej. Namesto večera s kalkulatorjem gre za nekaj klikov.

V obračunu so ure po dnevih, nadure in odsotnosti, po potrebi pa še prevoz in prehrana. Ko kdo vpraša, zakaj je neki dan krajši, odgovor najdete v zapisu, ne v spominu.

Kdo kaj vidi

Zaposleni ne potrebuje dostopa do vsega. Pri upravljanju osebja vsakemu določite pravice: kdo vidi samo svoj urnik in svoje ure, kdo celoten koledar, kdo kartoteke strank in kdo poslovna poročila. Dostopi do kartic strank se beležijo, zato je pri občutljivih podatkih jasno, kdo jih je odpiral.

Tako imate v eni aplikaciji tudi stvari, ki se sicer selijo po skupinskih klepetih: naloge z rokom in zadolženim, oglasno desko za obvestila ekipi, interni koledar za sestanke in izobraževanja ter interni wiki za postopke, ki jih mora poznati vsak novinec.

Kaj iz tega dobi vodja

Ko so ure, termini in računi v istem sistemu, se jih da gledati skupaj. V analitiki poslovanja vidite, koliko terminov je opravil posamezen zaposleni in kakšna je bila njihova vrednost, v obračunu pa, koliko ur je za to porabil.

To ni nadzor zaradi nadzora. To je podlaga za pogovor o urniku: kateri dan je prazen, kdaj je ekipa preobremenjena in kdaj se splača odpreti dodatno izmeno. Več o tem, kako iz razdrobljenih orodij nastane en sistem, piše v članku o vodenju podjetja na enem mestu.

Kako začnete v nekaj korakih

1. Vnesite zaposlene, njihove urnike in pravice.
2. Nastavite vrste odsotnosti in letne kvote dopusta.
3. Ekipi pokažite, kje zabeleži prihod in odhod — to traja nekaj minut.
4. Prvi mesec ob koncu tedna preverite zapise, da se popravki ne kopičijo.
5. Konec meseca izvozite obračun v PDF in CSV in ga pošljite naprej.

Ob registraciji dobite svojega skrbnika, ki vam pomaga pri nastavitvi, podatke iz prejšnjega programa pa prenesemo mi. Preizkus traja 7 dni in je brezplačen, naročnina je mesečna in brez vezave.