Kdo v ekipi sme videti kartoteko pacienta: pravice zaposlenih brez ugibanja

Ko v ambulanti ali salonu delata dva človeka, se vprašanje ne pojavi. Ko vas je pet — dva terapevta, študentka na recepciji, računovodkinja in vi — pa postane vsakodnevno: kdo sme odpreti kartoteko pacienta, kdo videti promet in kdo spreminjati cenik. Pravice zaposlenih v Orbitrionu nastavite za vsakega posebej, pogosto kombinacijo pa shranite kot predlogo in jo pri novem sodelavcu izberete z enim klikom.

Na kratko

• Vsak zaposleni ima svoj dostop; vidi natanko tisto, kar potrebuje za svoje delo.
• Recepcija lahko vodi koledar in naročanje, ne da bi videla zdravstveno kartoteko.
• Terapevt lahko vidi samo svoje termine, ne pa urnikov in prometa celotne ekipe.
• Pogoste nabore pravic (»Fizioterapevt«, »Recepcija«) shranite kot predlogo in jih uporabite pri vsakem novem sodelavcu.
• Dnevnik dostopov pokaže, kdo je kartico odprl, kaj je spremenil ali prenesel in kdaj.

Zakaj je ločevanje pravic več kot formalnost

Zdravstveni podatki, telefonske številke in zgodovina obiskov so občutljivi podatki. Če ima vsak v ekipi enak dostop kot lastnik, nimate načina, da bi pokazali, kdo je kaj videl — in nimate načina, da bi po odhodu sodelavca preprosto zaprli vrata.

Poleg varstva podatkov je tu še čisto praktičen razlog: manj je na zaslonu, hitreje se človek znajde. Študentka na recepciji, ki vidi samo koledar, stranke in naročanje, se uvede v pol ure. Če ji odprete še kartoteko, blagajno, zaloge in poročila, bo pol ure iskala gumb za nov termin.

Tri tipične vloge v ambulanti ali salonu

Recepcija

Potrebuje koledar, seznam strank s kontakti, spletne rezervacije in možnost, da termin prestavi ali odpove. Ne potrebuje zdravstvenih zapisov, mesečnega prometa ne cenika. Ko termin prestavi, stranka obvestilo dobi sama, zato ni klicanja — več o tem v članku kdaj poslati SMS opomnik za termin.

Terapevt ali izvajalec

Potrebuje svoje termine in kartoteko pacientov, ki jih obravnava: zapise, izvide, priloge in mnenja. Pogosto ne potrebuje pregleda nad zaslužkom sodelavcev niti nad nastavitvami organizacije. Nastavite lahko tudi, da vidi izključno svoj stolpec v koledarju.

Vodja ali lastnik

Vidi vse: analitiko poslovanja, promet po zaposlenih, cenik, nastavitve obveščanja in osebje. Praviloma je edini, ki ureja pravice drugih.

Predloge pravic: nastavite enkrat, uporabite vsakič

Nabor dovoljenj, ki ga daste več ljudem, shranite kot predlogo — na primer »Fizioterapevt« ali »Recepcija«. Ko zaposlite novega sodelavca, predlogo izberete in dovoljenja se obkljukajo sama. Nič več primerjanja, kaj ima kolegica obkljukano in kaj ne.

Ko se pozneje odločite, da sme recepcija vendarle videti tudi prihodnje odpovedi, spremembo naredite na enem mestu in izberete, ali velja samo za to osebo ali za vse, ki imajo isto predlogo. V ekipi petih ljudi to pomeni en klik namesto petih obiskov nastavitev.

Dnevnik dostopov: kdo je odprl kartico

Pri kartoteki ne gre samo za to, kdo sme vstopiti, ampak tudi za to, da je vstop zabeležen. Dnevnik dostopov pokaže, kdo je kartico stranke odprl, kaj je spremenil, kateri dokument je naložil ali prenesel in kdaj se je to zgodilo.

V praksi ga potrebujete v treh primerih:

• ko pacient vpraša, kdo ima vpogled v njegove podatke,
• ko se v zapisu pojavi sprememba, za katero nihče ne ve, od kod je,
• ko sodelavec odide in želite preveriti, kaj je bilo pred odhodom preneseno.

Skupaj s podpisanimi GDPR soglasji v kartoteki strank imate dokumentirano celotno pot: privolitev stranke, kdo je do podatkov dostopal in kaj je z njimi delal.

Kaj narediti ob prihodu in odhodu sodelavca

Ob prihodu

1. Dodajte zaposlenega in izberite predlogo pravic za njegovo vlogo.
2. Vpišite njegov delovni urnik in storitve, ki jih opravlja — šele takrat se pojavi v spletnem naročanju in v koledarju.
3. Prvi teden preverite, ali mu kaj manjka; dovoljenje dodate sproti.

Ob odhodu

1. Dostop zaprite isti dan, ko sodelavec konča.
2. Njegove prihodnje termine prerazporedite na druge izvajalce.
3. Pretekli zapisi, mnenja in računi ostanejo z njegovim imenom — zgodovina se ne izgubi.

Pogosta napaka: en skupni dostop za vse

V marsikaterem salonu se ekipa prijavlja z enim računom, ker je »tako hitreje«. Posledice se pokažejo pozneje: v koledarju ni razvidno, kdo je termin odpovedal, v analitiki ni prometa po zaposlenih, v kartoteki pa ni sledi, kdo je zapis spremenil. Ločeni dostopi stanejo nič več in jih nastavite enkrat.

Kako začnete

Pravice nastavite v razdelku Zaposleni. Priporočamo, da najprej pripravite dve ali tri predloge, ki ustrezajo vlogam v vaši ekipi, in jih šele nato dodelite ljudem — tako imate pregled nad tem, kaj posamezna vloga sploh sme. Če se pozneje izkaže, da je bil kakšen dostop preširok, ga odvzamete brez posledic za zapise.

V Orbitrionu lahko celotno ekipo vpišete v času 7-dnevnega brezplačnega preizkusa in si vloge razdelite, še preden preselite prve stranke.