Soglasje in zdravstveni vprašalnik pred prvim obiskom: pacient ju izpolni doma, vi dobite podpis v kartoteki

Prvi obisk se prevečkrat začne z listom papirja in kemičnim svinčnikom v čakalnici. Pacient izpolnjuje zdravstveni vprašalnik, vi čakate, termin pa se krajša. Z Orbitrionom pacient GDPR soglasje in zdravstveni vprašalnik izpolni in podpiše že doma, prek povezave ali QR kode, vi pa oboje najdete podpisano v njegovi kartoteki, ko vstopi skozi vrata.

Na kratko

• Zdravstveni vprašalnik pošljete pacientu prek povezave; izpolni ga na svojem telefonu, odgovori se zapišejo v kartoteko.
• GDPR privolitev pacient podpiše s prstom na telefonu ali tablici, podpisan dokument se shrani v arhiv.
• Vsak obrazec je vezan na pacienta, zato pred terminom vidite, kdo je oddal in kdo še ne.
• Dnevnik dostopov do kartice pokaže, kdo od ekipe je kartoteko odprl in kdaj.
• Terapevt ali zobozdravnik dobi nazaj pet do deset minut vsakega prvega termina.

Zakaj papirnati vprašalnik stane več, kot se zdi

Papirnati obrazec ni samo izguba časa v čakalnici. Z njim pridejo tri težave, ki se poznajo šele čez mesece.

Prva je čitljivost. Pacient na hitro napiše ime zdravila ali diagnozo, vi pa čez pol leta ugibate, kaj piše. Druga je iskanje. Ko vas po dveh letih nekdo pokliče in vpraša, ali ste imeli njegovo privolitev za obdelavo podatkov, mora nekdo iz ekipe v mapo in skozi fascikel. Tretja je nepopolnost: pacient preskoči polovico rubrik, ker mu nihče ne gleda pod prste, vi pa to opazite šele med obravnavo.

Digitalni obrazec reši vse tri naenkrat. Odgovori so zapisani, shranjeni pri pravem pacientu in najdljivi v nekaj sekundah.

Kako poteka v praksi

1. Pacient se naroči

Termin dobi prek spletnega naročanja ali pa ga vnesete sami, ko vas pokliče. Ob rezervaciji že imate njegovo telefonsko številko in e-pošto.

2. Pošljete povezavo do vprašalnika

Zdravstveni vprašalnik pacient izpolni prek povezave, ki jo odpre na telefonu ali računalniku. Vprašanja sestavite sami: dosedanje bolezni, zdravila, alergije, poškodbe, bolečina in njena jakost, pričakovanja od obravnave. Pri zobozdravstvu dodate rubrike o strjevanju krvi, nosečnosti in zdravilih, pri fizioterapiji pa o prejšnjih operacijah in športni obremenitvi.

3. Podpis privolitve na zaslonu

GDPR privolitev pacient prebere in podpiše s prstom — doma na telefonu ali pri vas na tablici, kamor pride prek QR kode. Podpisan dokument se shrani v arhiv soglasij, skupaj z datumom. Nič ne skenirate in nič ne tiskate.

4. Vse je v kartoteki, še preden pacient pride

Odgovori in podpisani dokumenti se zapišejo v kartoteko stranke. Ko pacient sede, imate pred sabo njegovo anamnezo in lahko takoj začnete z delom.

Kaj pridobi vaša ordinacija

Pet do deset minut pri vsakem prvem obisku. Če imate na teden pet novih pacientov, je to skoraj ena cela obravnava na mesec.

Boljše izhodišče za delo. Ko vprašalnik preberete pred terminom, lahko pripravite prostor, opremo in dodatna vprašanja. Pacient opazi, da ga poslušate, ne da sprašujete od začetka.

Urejena dokumentacija. Soglasja z datumom in podpisom so na enem mestu. Če jih mora kdo pregledati, jih najdete brez brskanja po fasciklih.

Manj dvojnega prepisovanja. Kar pacient napiše sam, vam ni treba tipkati v kartoteko.

Kdo je kartoteko odprl: dnevnik dostopov

Zdravstveni podatki so občutljivi, zato si v ekipi, kjer kartoteko odpira več ljudi, zaslužite pregled. Dnevnik dostopov do kartice pokaže, kdo jo je odprl in kdaj. Hkrati z upravljanjem pravic določite, kdo sploh sme videti zdravstveni del kartoteke in kdo samo termine ter kontakt — recepcija pogosto ne potrebuje vpogleda v anamnezo.

To ni nezaupanje do ekipe, ampak red. Ko veste, kdo je kaj videl, se pogovor o napaki ali nesporazumu konča v minuti.

Kaj vključiti v vprašalnik, da ga pacient res izpolni

Najpogostejša napaka je predolg obrazec. Pacient odpre povezavo na telefonu, vidi štirideset vprašanj in ga zapre.

Držite se tega:

• Do petnajst vprašanj pri prvem obisku. Ostalo vprašate v živo.
• Kratka, jasna vprašanja. Namesto »Navedite morebitne kontraindikacije« raje »Ali jemljete kakšna zdravila? Katera?«
• Obvezna samo tista polja, brez katerih ne smete začeti. Vse drugo naj bo neobvezno.
• Pojasnite, zakaj sprašujete. En stavek na vrhu, da gre za varnost obravnave, močno dvigne odstotek izpolnjenih obrazcev.
• Pošljite ob potrditvi termina, ne uro prej. Pacient naj ima čas.

Kaj pa pacienti, ki obrazca ne izpolnijo

Vedno bo nekaj takih. Zanje pripravite tablico ali telefon na recepciji s QR kodo: pacient skenira, izpolni v čakalnici in podpiše na zaslonu. Postopek je isti, le prostor je drugačen — in še vedno nimate papirja, ki ga je treba nekam vložiti.

Pri mladoletnih pacientih ali pacientih pod skrbništvom na kartici vodite tudi skrbnika oziroma zakonitega zastopnika, zato je jasno, kdo je soglasje podpisal.

Kje se to najbolj pozna

Pri fizioterapiji se vprašalnik pred prvim obiskom pozna takoj: terapevt že ve, kje je bolečina in kaj je bilo prej, zato prvi termin ni samo pogovor. Pri zobozdravstvu je v ospredju varnost — zdravila, alergije in strjevanje krvi morate vedeti, preden sedete k pacientu. V psihoterapiji pa uvodni vprašalnik pogosto prihrani cel uvodni razgovor.

Povsod velja isto: podatke, ki jih tako ali tako potrebujete, zberete pred terminom, ne med njim.

Kako začeti

Začnite z enim obrazcem, ne s petimi. Vzemite papirnati vprašalnik, ki ga uporabljate danes, in ga prepišite v digitalnega — brez vprašanj, ki jih nikoli ne preberete. Dodajte besedilo privolitve, ki ga že imate. Teden dni ga pošiljajte samo novim pacientom in poglejte, koliko jih izpolni.

Ko bo to teklo, dodajte še obrazce za posamezne posege. V sedmih dneh brezplačnega preizkusa lahko celotno pot — od rezervacije do podpisanega soglasja v kartoteki — preizkusite na nekaj pacientih in šele potem premaknete vse.