Program za izposojo oblek in opreme: rezervacije po datumu dogodka, šiviljski list in vračila pod nadzorom

Izposoja ni naročanje na uro. Stranka pride na meritve, obleko ali opremo prevzame nekaj dni pred dogodkom in jo vrne po njem — vmes pa mora nekdo vedeti, kateri kos je rezerviran za kateri datum, kdo ga ima v rokah, kaj je treba prešiti in ali je varščina plačana. Program za izposojo oblek in opreme mora zato poleg koledarja voditi še katalog, delovne naloge in plačila. V Orbitrionu je vse to v enem brskalniku, tudi na tablici v salonu.

Na kratko

• Rezervacija se veže na datum dogodka, ne samo na uro: prevzem predlagamo dan prej, vračilo dan po dogodku.
• V katalogu vodite posamezne kose in cele komplete; za izbrano obdobje takoj vidite, kaj je prosto.
• Šiviljski list na delovnem nalogu zamenja papir: rubrike vklopite z dotikom, izpis je enak zaslonu in ima kvadratke za kljukico.
• Pogodbe, pogoji izposoje, predplačila in varščine so pri izposoji; račun izdate iz iste aplikacije.
• Samodejni SMS in e-pošta spomnijo na meritve, prevzem in vračilo — tudi v jeziku stranke.

Zakaj navaden koledar pri izposoji ni dovolj

Pri storitvah je rezervirana ura. Pri izposoji je rezerviran kos — in to za več dni. Če vodite samo termine, vam koledar ne pove, da je ista obleka že obljubljena za soboto čez tri tedne, in ne opozori, da je stranka, ki je bila na meritvah, kos še ni prevzela.

Zato izposoja potrebuje tri sloje: koledar za meritve in prevzeme, katalog z razpoložljivostjo po obdobjih in delovni nalog za popravila. Ko so ti trije sloji povezani, iz ene vrstice vidite, kaj se s kosom dogaja od prve meritve do vračila v čistilnico.

Rezervacija se veže na datum dogodka

Poleg termina izposoje vpišete datum poroke, mature, nastopa ali drugega dogodka. Prevzem vam predlagamo dan prej in vračilo dan po dogodku, opozorimo pa vas, če dogodek pade izven termina izposoje — takrat je nekaj narobe z vnosom in bolje je, da to vidite takoj, ne dan pred poroko.

Izposoja ima svojo uro prevzema, prevzemi pa so vidni v koledarju terminov. Tako že zjutraj veste, koliko ljudi pride danes po obleko in ob kateri uri — in ali se vam ob petih popoldne trije prevzemi prekrivajo z meritvami.

Ko je kos za tisti datum že oddan

Za zasedene kose vodite čakalno listo. Ko se termin sprosti — stranka odpove, dogodek se prestavi —, veste, koga poklicati, namesto da se skušate spomniti, kdo je spraševal prejšnji mesec.

Meritve si stranka lahko rezervira sama

Prvi korak pri izposoji je navadno meritev ali ogled. Za to uporabite spletno naročanje 24/7: stranka izbere termin ogleda na vaši javni povezavi, vi pa ne prekinjate dela s telefonom. Rezervacija pade naravnost v koledar, potrditev odide sama.

Katalog, kompleti in razpoložljivost

V katalogu vodite posamezne kose in kar cele komplete — obleko s spremljajočimi dodatki, smučarsko opremo v paketu, ozvočenje z vsemi kabli. Ob rezervaciji vidite, kaj je za izbrano obdobje prosto, zato se dva dogodka ne moreta zaleteti v isti kos.

Prostore, kabine in druge vire vodite kot ločene enote. Če imate dve kabini in tri svetovalke, se meritve ne prekrivajo — sistem ne ponudi termina, za katerega ni prostora.

Šiviljski list na delovnem nalogu

Vsaka izposoja ima lahko delovni nalog s šiviljskim listom — z rubrikami, kot jih poznate s papirja: ožati, dvigniti v ramenih, podložke, cvikli, krajšati, spenjanje vlečke, pošiti in likati. Rubriko vklopite z enim dotikom, višina stranke se prenese iz njenih mer, dodate pa lahko tudi fotografije s prve meritve.

Izpis je enak zaslonu, s kvadratki za kljukico, zato ga šivilja odkljuka na roko in list ostane tam, kjer dela. Razlika je v tem, da se po koncu ne izgubi: ostane pri izposoji in pri stranki.

Mere ostanejo pri stranki

Mere in zgodovina vseh izposoj so shranjene v kartoteki stranke. Ko se stranka vrne za naslednji dogodek — druga poroka v družini, novo leto, matura mlajšega brata —, ne začenjate znova. Vidite, kaj je nosila, kaj je bilo treba prešiti in kaj ji je takrat ustrezalo.

Pogodbe, varščine in plačila

Pogoje izposoje in pogodbo pripravite enkrat, nato jih dodate k posamezni izposoji. Predplačila in avanse zabeležite ob rezervaciji, preostanek pa ob prevzemu, tako da je pri vsakem kosu jasno, koliko je plačano in koliko še manjka.

Stranki lahko pošljete povezavo, na kateri plača s kartico ali z nakazilom in takoj vidi potrdilo ter svoj račun. Račun izdate iz Orbitriona; z dodatkom davčna blagajna je davčno potrjen pri FURS (potrebno je namensko digitalno potrdilo).

Stranka ne pozabi na prevzem in vračilo

Najdražje pri izposoji ni odpoved, ampak kos, ki se ne vrne pravočasno — ker je za naslednji konec tedna že obljubljen. Samodejni SMS in e-poštni opomniki spomnijo na meritve, prevzem in vračilo. SMS odide v imenu vašega podjetja, stranki iz tujine pa sporočila pošiljamo v njenem jeziku: jezik izberete na njeni kartici ali kar ob vnosu termina.

Sezona: ko v enem mesecu naredite pol leta prometa

Izposoja živi v konicah — pomlad in poletje za poroke, december za praznične nastope, zima za opremo. Po sezoni je vredno vedeti, kateri kosi so bili res oddani, koliko jih je stalo v omari in koliko prinese posamezna vrsta izposoje. V analitiki poslovanja vidite prihodek po obdobjih in po prodanih postavkah, zato naslednjo sezono naročate po podatkih, ne po občutku.

Med sezono pomaga tudi to, da lahko stranke razdelite v skupine in jim pošljete ponudbo po SMS-u ali e-pošti — na primer tistim, ki so si pri vas obleko izposodile lani ob istem času.

Začnite s svojim katalogom

Obstoječe stranke, izdelke in rezervacije uvozite iz Excela ali CSV datoteke, tako da prvi dan ne začenjate s prazno bazo. Preizkus je 7 dni brezplačen, naročnina je mesečna in brez vezave — prekličete jo kadar koli. Če pri postavitvi kataloga obtičite, smo dosegljivi kar v aplikaciji.