Pogosta vprašanja o Orbitrionu

Na tej strani so zbrani odgovori na vprašanja, ki jih dobimo največkrat. Če vašega ni med njimi, nam pišite — odgovorimo v slovenščini in brez vsiljevanja.

Osnovno

Kaj je Orbitrion?
Slovenska spletna aplikacija za naročanje strank, vodenje kartotek, obveščanje po SMS-u in e-pošti ter izdajo računov. Namenjena je storitvenim dejavnostim: fizioterapijam, zobozdravstvenim ordinacijam, frizerskim in kozmetičnim salonom, pedikuri, estetiki, psihoterapiji, osebnim trenerjem, veterini in izposojam opreme.

Ali moram kaj nameščati?
Ne. Orbitrion deluje v brskalniku — na računalniku, telefonu in tablici. Potrebujete samo internetno povezavo.

V katerem jeziku je aplikacija?
Vmesnik in podpora sta v slovenščini. Na voljo so tudi angleščina, nemščina, hrvaščina in arabščina, obvestila strankam pa lahko odhajajo v jeziku stranke.

Kako začnem?
Ustvarite organizacijo in prvih 7 dni preizkusite brezplačno. Nato je naročnina mesečna, brez vezave, in jo lahko prekličete kadar koli.

Naročanje in koledar

Se lahko stranke naročijo same, tudi ponoči?
Da. Dobite svojo javno stran za spletno naročanje, ki deluje 24 ur na dan. Povezavo lahko dodate v Instagram ali Facebook profil ali na svojo spletno stran. Stranke vidijo samo proste termine.

Kaj pa, če svoje spletne strani nimam?
V Orbitrionu lahko sestavite lastno spletno stran s podstranmi in obrazcem za povpraševanja, v graditelju strani in brez znanja programiranja.

Imam več zaposlenih. Ali ima vsak svoj urnik?
Da. Vsak zaposleni ima svoj koledar in svoje pravice v sistemu. Koledar usklajuje tudi prostore, naprave in druge vire, upošteva pa državne praznike in odsotnosti.

Ali podpirate ponavljajoče se termine in skupinske ure?
Da. Vnašate lahko ponavljajoče se rezervacije in ciklične urnike, skupinske termine ter kombinirane storitve. Na voljo je tudi čakalna lista za termine, ki se sprostijo.

Kaj se zgodi, če termin pomotoma izbrišem?
Izbrisani termini gredo v koš, od koder jih lahko obnovite.

Stranke in dokumentacija

Ali lahko prenesem stranke iz obstoječega programa ali Excela?
Da. Stranke, storitve, izdelke, bone in rezervacije uvozite iz Excel ali CSV datoteke. Pri prenosu vam pomaga naša podpora.

Kako je z GDPR in privolitvami?
Stranki pošljete povezavo do soglasja po e-pošti ali SMS-u ali ji podpis omogočite na mestu prek QR kode — podpiše ga na svoji napravi. Podpisano soglasje ostane shranjeno pri njeni kartici, vidite pa tudi, kdo povezavo še ni podpisal. Dostopi do kartice stranke se beležijo.

Kakšno dokumentacijo lahko vodim?
Kartico stranke z zgodovino obiskov, zdravstvene kartoteke in priloge, meritve, evidenco poškodb in faze zdravljenja, slike pred in po s samodejno primerjavo ter zdravstveni vprašalnik, ki ga stranka izpolni prek povezave. Po dejavnostih so na voljo posebni razdelki: fizioterapevtska poročila, zobna in parodontalna shema, obravnava stopal za pedikuro, vadbeni programi ter recepti in zdravila.

Kaj, če je stranka mladoletna?
Stranki lahko določite skrbnika oziroma zakonitega zastopnika, ki prevzame kontaktne podatke in vsa obvestila.

Obveščanje

Ali stranke prejmejo opomnik pred terminom?
Da. Samodejno prejmejo opomnik po SMS-u ali e-pošti, prav tako potrditve, spremembe in odpovedi. SMS je lahko poslan v imenu vašega podjetja.

Ali lahko obveščanje za posamezen termin izklopim?
Da. Pri vnosu termina obvestilo preprosto preskočite, ne da bi spreminjali splošne nastavitve.

Ali lahko pošiljam akcije in vabila?
Da. Stranke razdelite v skupine — na primer neaktivne, redne ali tiste z rojstnim dnem ta mesec — in jim pošljete sporočilo po SMS-u ali e-pošti. Pred pošiljanjem vidite, koliko strank ga bo prejelo in koliko bo stalo. Nastavite lahko tudi sporočila, ki odhajajo sama, in samodejne prošnje za oceno na Googlu.

Računi in plačila

Ali lahko izdajam davčno potrjene račune?
Da, z dodatkom Davčna blagajna, ki račune potrjuje pri FURS. Za to potrebujete namensko digitalno potrdilo.

Ali stranka lahko plača na daljavo?
Da. Vsako naročilo ima svojo plačilno stran; stranka jo odpre iz e-pošte ali SMS-a in plača s kartico ali z nakazilom, nato na isti strani vidi potrdilo in račun.

Kaj pa predplačila, paketi in boni?
Podprti so zakup obiskov in paketi, predplačila oziroma avansna plačila, darilni in vrednostni boni ter mesečne članarine s samodejno obnovo. Izdane račune lahko enkrat mesečno samodejno pošljete računovodji.

Ali lahko vodim zaloge?
Da. Na voljo so zaloge in materialno knjigovodstvo ter evidenca prejetih računov, vsak premik zaloge pa je zabeležen.

Ekipa in poslovanje

Ali lahko spremljam delovni čas zaposlenih?
Da. Beležite delovni čas in nadure, vodite odobritve nadur, dopuste in kvote, mesečne oddaje ur ter stroške osebja po mesecih.

Kakšna poročila dobim?
Analitiko, poslovna poročila in donosnost, med drugim poročilo o prodaji po storitvah, kjer vidite, katera storitev prinese največ, po katerih poteh se prodaja in kako je plačana. Podatke lahko izvozite.

Naročnina in podpora

Koliko stane?
Naročnina je mesečna in odvisna od dejavnosti ter obsega uporabe; nekateri dodatki, kot sta SMS paket in davčna blagajna, se obračunajo posebej. Za ponudbo nam pišite, odgovorimo z izračunom za vaš primer.

Ali sem vezan na pogodbo?
Ne. Naročnina je mesečna, brez vezave, prekličete jo lahko kadar koli.

Kje dobim pomoč?
Podpora je dosegljiva v aplikaciji in v slovenščini. Pomagamo tudi pri prvi nastavitvi in prenosu podatkov.

Svojo dejavnost si lahko ogledate na posebnih straneh: fizioterapija, zobozdravstvo, frizerski studio, kozmetični salon, pedikura, estetika, psihoterapija, osebni trenerji in veterina. Preizkus traja 7 dni in je brezplačen.