Tuje stranke brez nesporazumov: potrditve in opomniki v jeziku, ki ga razumejo

Tuja stranka, ki dobi potrditev termina v slovenščini, ponavadi ne pokliče — le ni prepričana, ali je naročena, ob kateri uri in kje. Del teh strank na termin ne pride. Obvestila v jeziku stranke to odpravijo: ista potrditev, isti opomnik in ista prošnja za mnenje odidejo v jeziku, ki ga prejemnik razume, vi pa ničesar ne pišete dvakrat ročno.

Na kratko

• Vsa sporočila strankam lahko pošiljate v več jezikih: slovensko, angleško, nemško, hrvaško in arabsko.
• Jezik izberete na kartici stranke ali kar pri vnosu termina; sistem nato sam izbere pravo različico besedila.
• Prevedejo se potrditev, opomnik, obvestilo o spremembi in odpovedi, prošnja za mnenje, potrdilo o plačilu in noga e-pošte.
• Ko dodate jezik, obstoječa obvestila prevedemo, vi jih le pregledate in po želji popravite.
• Tudi vmesnik aplikacije je na voljo v več jezikih, kar pomaga, če imate v ekipi tujega sodelavca.

Koga to zadeva bolj, kot si misli

Nekaj skupin strank je, pri katerih se jezik pokaže kot pravi strošek:

• Zobozdravstvo in estetika s samoplačniki iz tujine. Pacient pride na več obiskov in vmes odpotuje domov; potrditve in opomniki so edina vez med obiskoma.
• Fizioterapija in kineziologija v krajih s tujimi delavci ali športniki. Serija terapij pomeni deset terminov, ki jih je treba usklajevati.
• Saloni in studii v turističnih krajih ter blizu meje. Gost, ki je pri vas en teden, se naroči le, če razume, kaj je rezerviral.
• Ordinacije in saloni v dvojezičnih okoljih. Stranka, ki dobi sporočilo v svojem jeziku, se počuti dobrodošlo — to je pogosto razlog, da se vrne.

Kako deluje v praksi

Jezike dodate enkrat

V nastavitvah obvestil dodate jezike, ki jih potrebujete. Obstoječa sporočila ob dodanem jeziku prevedemo, vi pa jih pregledate in uskladite s svojim tonom — imena storitev, naslov ordinacije ali navodila za prihod pogosto zapišete po svoje. Prevesti je mogoče vsa sporočila, ki jih stranka prejme: potrditev rezervacije, opomnik pred terminom, obvestilo o prestavitvi ali odpovedi, prošnjo za oceno in potrdilo o plačilu, pa tudi nogo e-pošte s podatki podjetja.

Jezik določite pri stranki ali pri terminu

Na kartici stranke izberete njen jezik in od tedaj naprej vsa sporočila odhajajo v njem. Če stranke še nimate v kartoteki, lahko jezik izberete že pri vnosu termina. Nič dodatnega dela ni: SMS opomniki in e-pošta odhajajo samodejno, le v pravi različici.

Ostalo ostane enako

Sporočila še naprej odhajajo v imenu vašega podjetja, besedilo nadzorujete sami, prav tako čas pošiljanja. Za stranke, ki govorijo slovensko, se ne spremeni nič.

Kaj s tem pridobite

Manj neprihodov. Stranka, ki razume, kdaj in kje jo čakate, pride pogosteje. Pri serijah terapij ali večdnevnih obravnavah se to pozna takoj.

Manj klicev in dopisovanja. Namesto pojasnjevanja po telefonu, kaj piše v sporočilu, je informacija razumljiva že v prvem stiku.

Več mnenj. Prošnja za oceno v tujem jeziku dobi bistveno več odgovorov kot prošnja v slovenščini. Mnenja tujih gostov pa so za turistični kraj pogosto najboljša reklama.

Boljši vtis. Sporočilo v maternem jeziku deluje kot znak, da ste na stranko pomislili. To si ljudje zapomnijo bolj, kot bi pričakovali.

Nekaj priporočil, preden vklopite

1. Začnite z enim ali dvema jezikoma. Poglejte, od kod so bile vaše stranke zadnje pol leta, in dodajte tisti jezik, ki se pojavlja najpogosteje.
2. Preverite krajevne podatke. V besedilo dodajte naslov, navodilo za parkiranje in kratko pot do vhoda. Tujec tega ne ve, domačin pa.
3. Pri SMS-ih pazite na dolžino. Prevodi so pogosto daljši od izvirnika; števec znakov vam pove, ali bo sporočilo eno ali dve.
4. Povejte, kaj naj stranka naredi ob zadržku. Jasen stavek o odpovedi v tujem jeziku vam reši več terminov kot katerokoli drugo sporočilo.
5. Dodajte jezik tudi pri spletnem naročanju. Če stranka rezervira prek spletnega naročanja, naj tudi potrditev pride v istem jeziku.

Kaj pa ekipa?

Večjezičnost ni samo za stranke. Vmesnik Orbitriona je na voljo v slovenščini, angleščini, nemščini, hrvaščini in arabščini, zato lahko sodelavec, ki slovenščine še ne obvlada dobro, dela v svojem jeziku — koledar, kartoteke in blagajna ostanejo isti, le napisi so drugačni. Uvajanje novega člana ekipe je zato krajše in manj odvisno od tega, kdo mu vse pokaže.

Za konec

Jezik je eden tistih drobnih delov izkušnje, ki jih stranka opazi šele, ko manjka. Če v vaš salon, ordinacijo ali studio redno prihajajo tuje stranke, je prevod obvestil najhitrejši način, da jih obdržite — brez dodatnega dela pri vsakem terminu. Orbitrion lahko sedem dni preizkusite brezplačno, naročnina pa je mesečna in brez vezave.